Những điều cần lưu ý khi tìm kiếm văn phòng cho thuê

Một văn phòng làm việc với vị trí đắc địa, diện tích, cơ sở hạ tầng và dịch vụ lý tưởng, phù hợp với mục đích kinh doanh là bước khởi đầu hoàn hảo cho sự thành công của công ty. Thế nhưng, để tạo nên sự thành công trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê, các bạn cần phải lưu ý những điểm gì và cụ thể những điểm đó ra sao

1. Lên ngân sách và xác định thời gian thuê

Đây là điểm mà các công ty cần lưu ý đầu tiên và nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào ngun ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay một văn phòng nhà phố. Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh công ty, thế nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.

2. Xác định địa điểm văn phòng

Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tuỳ thuộc vào ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh công ty và phong thủy phù hợp.
- Lĩnh vực kinh doanh: Cần vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả là tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không.
- Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút ngun nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn ngược lại, bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố ở vị trí tốt.
- Phong thủy: đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

3. Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.

- Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).
- Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.
Lưu ý, có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…

Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ, nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đng về sau.

4. Công ty nội thất để thiết kế và tham vấn cho nội thất văn phòng

Nếu bạn có công ty nội thất để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng, thì bạn cũng có thể tham khảo các kiến trúc sư của họ để có thể chắc rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc của văn phòng. Nhiều khi với diện tích văn phòng mới, có rất nhiều yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng… có thể phù hợp với công ty bạn cũng có thể là không phù hợp, việc có ý kiến chuyên gia nhiều khi sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.

5. Thời gian làm việc

Chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, tùy theo lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.

6. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm

Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.
- Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…

- Chỗ để xe - Giá cả & số lượng: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cấu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.
- Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng: Chắc chắn tùy vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của công ty mà trước khi chính thức chuyển văn phòng, công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này sẽ tốn từ 1 tới 2 tháng nên bạn nên thương lượng với chủ đầu tư việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và bố trí lại Văn phòng.
Chiến lược dịch vụ khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của chủ đầu tư nên bạn đừng ngần ngại thương lượng nhằm đạt được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty bạn với chi phí phải chăng nhất.

7. Mẹo thương lượng hợp đng

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm, thương lượng hợp đng thuê, hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê và thông qua một luật sư uy tín khảo cứu lại hợp đng thuê cuối cùng trước khi đi đến ký kết.

Thường trong hợp đng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tuỳ vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá lớn cho văn phòng, bạn nên qui định rõ ràng trong hợp đng. Vd: tăng không quá 10%...

Ngoài ra, bạn cũng nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài.

Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Với tình hình giá thuê giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.