Kinh doanh Homestay: Quản lý từ xa nhưng vẫn “thắng đậm”, làm thế nào

Bí quyết để không xảy ra tình trạng chng chéo phòng thuê

Theo nhiều ghi nhận, kinh doanh homestay được xem là hình thức sinh lời ngoài giờ, và có rất nhiều nhà đầu tư mở mô hình này tại những tỉnh thành khác nơi mình sinh sống, làm việc. Chính vì hình thức kinh doanh dịch vụ nên nếu việc quản lý bị lơi lỏng, sẽ dẫn đến thất thu hoặc không nắm được tình trạng doanh số cũng như chất lượng nhân sự. Chưa kể, có những mâu thuẫn lớn với mối quan hệ khách hàng nếu không có phương pháp quản lý từ xa hiệu quả theo quy trình.

Các chuyên gia nhận định, trong bối cảnh kỷ nguyên internet, chúng ta có thể ngi từ xa để làm việc. Tuy nhiên, bên cạnh cơ hội là có thể điều khiển công việc từ xa dễ dàng, thì thách thức đối với các chủ kinh doanh homestay cũng không hề nhỏ, khi tình trạng chng chéo khách thuê có thể xảy ra.

Do đó, nhà đầu tư kinh doanh homestay khi quản lý từ xa phải biết phối hợp hài hòa giữa công nghệ quản lý tự động với đội ngũ nhân sự ở địa phương, đặc biệt có phương pháp cụ thể phối hợp với khách hàng để giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Hiện tại hầu hết các nhà quản lý homestay đều chọn các ứng dụng công nghệ quản lý lưu trú OTA (Online travel Agency) với các ứng dụng phổ biến như Expedia, Booking.com, airbnb… Các ứng dụng này cho phép người kinh doanh homestay quản lý số lượng khách, số lượng đặt phòng. Tuy nhiên, theo các nhà đầu tư, chủ homestay không nên trông cậy hoàn toàn vào những nền tảng này bởi khi sử dụng các nền tảng này cùng một lúc, có thể xảy ra vấn đề như không thể cập nhật nhanh chóng thông tin về tình trạng phòng thuê. Do đó, tình trạng chng chéo phòng vẫn rất dễ xảy ra. Đó là lý do hiện nay có một số ứng dụng chuyên quản lý về bất động sản cho thuê ra đời như cloudbeds, inroad…

Ông Võ Hoàng Hải, Giám đốc chuỗi Bare Boutique Stays, một trong số các nhà đầu tư kinh doanh homestay thành công hiện nay đã chia sẻ bí quyết quản lý bất động sản du lịch từ xa. Theo ông Hải, hiện có khá nhiều hệ thống giúp chủ kinh doanh homestay quản lý cụ thể về mô hình cho thuê với chi phí hợp lý, giải quyết được nhiều vấn đề.

Cụ thể, kết nối các kênh khi phát sinh bất cứ booking nào. Đng thời quản lý về mặt vận hành, chẳng hạn như bao nhiêu khách check-in, bao nhiêu khách check-out, tránh được tình trạng chng chéo thuê phòng. Từ đó, nhà đầu tư quản lý được doanh thu hoặc khách hàng thanh toán qua kênh nào. Đặc biệt, với các ứng dụng chuyên về bất động sản cho thuê, nhà đầu tư có thể quản lý về mặt tương tác với khách hàng, nghĩa là nhà đầu tư có được dữ liệu về số điện thoại, email của khách hàng lưu lại khi thực hiện booking.

Những lưu ý nào khi nhà đầu tư quản lý homestay từ xa

Theo các nhà đầu tư có kinh nghiệm về kinh doanh homestay, để vận hành từ xa điều không thể bỏ qua là phải tìm ít nhất một người cộng sự quản lý homestay ngay tại địa phương đầu tư, kinh doanh homestay.

Ông Phan Công Chánh, chuyên gia bất động sản cá nhân nhấn mạnh, chủ kinh doanh homestay cần phải xây dựng dàn khung nhân sự “cứng”, và có ít nhất có 1 người đào tạo hướng dẫn (trainer) để đào tạo những nhân viên làm thời vụ (part -time). Với kinh doanh homestay từ xa, cuối tuần chỉ cần thuê nhân sự làm part-time để tiết kiệm chi phí. Nếu chủ homestay không có mặt tại địa phương thì người trainer đó sẽ trực tiếp điều tiết nhân sự và quản lý sơ bộ những cái chung phát sinh tại địa điểm kinh doanh.

Ngoài ra, dù quản lý trực tiếp hay từ xa thì sự chỉn chu trong thiết kế, sắp xếp homestay cũng đóng vai trò rất quan trọng. Theo ý kiến của các chuyên gia, nếu homestay được chăm chút kỹ lưỡng về hình thức sẽ nhận được thái độ tốt của khách hàng ngay lần đầu ghé thuê.

Đây là loại hình kinh doanh rất khó tìm được khách hàng trung thành vì khách đến với mô hình lưu trú này thường có xu hướng thích trải nghiệm những điều mới mẻ. Do đó, để giữ chân họ, chủ homestay nên phối hợp với độ ngũ thiết kế chuyên nghiệp để thường xuyên có sự đổi mới về hình ảnh homestay của mình.

Bên cạnh đó, chủ kinh doanh homestay cần tăng giá trị lưu trú bằng không gian sinh hoạt và vui chơi chung, giới thiệu với khách địa phương những trải nghiệm thú vị ở khu vực xung quanh homestay. Ông Phan Công Chánh ví dụ, chẳng hạn khách du lịch ở homestay Long An được thăm vườn lúa chín, hái trái cây, xuống ao bắt cá, nấu bữa cơm trưa bằng chính những cái mình thu hoạch. Những trải nghiệm kiểu đó khách du lịch sẽ không bao giờ quên.

Tiết lộ về việc quản lý homestay từ xa nhưng dịch vụ vẫn tốt, doanh thu vẫn đảm bảo, ông Hải cho rằng: Nhà đầu tư nên tập trung đầu tư một lần sẽ giảm được rất nhiều chi phí mà lại hiệu quả. Chẳng hạn, chỉ đường cho khách đến homestay của mình bằng cách xây dựng một hướng dẫn chung ngay từ đầu (ví dụ chụp hình, vẽ đường…), hay xài một ứng dụng mà mỗi người có một mã. Lên đến phòng nhập mã và lấy chìa khóa vào phòng. Thậm chí, khi khách check-out, tiền hay chìa khóa để trong phòng (theo dõi bằng ứng dụng) để chủ homestay đến lấy sau. “Nhà đầu tư nên chuẩn bị sẵn những điều đó ngay từ đầu để tiết kiệm được thời gian vận hành hay đưa đón khách…", ông Hải nhấn mạnh.

Theo các nhà đầu tư lâu năm, quản lý homestay từ xa cần thiết có sự chuẩn bị kỹ càng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh khi vận hành như tăng doanh thu hoặc để lại cho khách hàng hình ảnh homestay thân thiện, chuyên nghiệp, tiện dụng. Đó cũng là bí kíp kéo khách đến với homestay của mình vào những lần sau, đng nghĩa với việc tăng hiệu quả trong kinh doanh lâu dài.